Аутсорсинговая компания отказывается предоставлять первичные документы
Здравствуйте. Наша организация Общество с ограниченной ответственностью обслуживается в бухгалтерской аутсерсинговой компании. При заключении договора на бухсопровождение мы устно договорились с ними о том что, бухгалтерская фирма по окончании каждого квартала будет сдавать нам оформленные должным образом и прошитые все первичные документы: Кассовую книгу, Авансовые отчеты и т.д. Но когда по окончании квартала мы попросили у них эти документы, то бухгалтер нам отказала сославшись на то, что все первичные документы должны храниться у них как минимум год, а то и три года. А мы бы хотели, чтобы все документы оформленные и прошитые должным образом хранились у нас. Во вторых мы боимся, что они нас сейчас продинамят, а потом когда мы например будем уходить из этой аутсерсинговой компании, то нам сдадут не оформленные и не прошитые документы в общей куче, потом не разберешься. Соглашения о том, что они будут хранить и архивировать наши первичные документы у нас с ними нет. Как нам добиться без конфликта, что бы они нам все сдавали ка мы изначально хотели? Что посоветуете?Ниже предоставляем небольшой отрывок из нашего договора на бухсопровождение. (мы этот момент в договоре упустили думали, что все об этом написано в пунктах 2.1-2.5)
2. Обязанности Исполнителя
Исполнитель принимает на себя обязанности по выполнению для Заказчика следующих видов услуг:
2.1. Формирование и сдача отчетности в ИФНС РФ, ГУ Пенсионного Фонда РФ, ГУ ВРО ФСС РФ, РОССТАТ РФ в установленные действующим Законодательством сроки в соответствии с заявленным Заказчиком видом предпринимательской деятельности. Формирование копий отчетов и передача их Заказчику в течении 10 (десяти) дней, после принятия положительного протокола входного контроля.
2.2. Ведение учета заработной платы. Выдача Заказчику ведомости начисления заработной платы истекшего месяца не позднее 15 (пятнадцатого) числа следующего месяца.
2.3. Вести расчеты с подотчётными лицами по выданным суммам, оформлять авансовые отчеты, проверять полноту и достоверность подтверждающих документов, приложенных к авансовым отчетам подотчетными лицами.
2.4. Учет кассовых операций, отражение движения денежных средств в кассовой книге. Ведение, заполнение и прием документов строгой отчетности. Формирование отчета кассовых операции помесячно и выдача его клиенту не позднее 15 (пятнадцатого) числа месяца следующего за истекшим месяцем.
2.5. Учет банковских документов по движению денежных средств
2. Обязанности Исполнителя
Исполнитель принимает на себя обязанности по выполнению для Заказчика следующих видов услуг:
2.1. Формирование и сдача отчетности в ИФНС РФ, ГУ Пенсионного Фонда РФ, ГУ ВРО ФСС РФ, РОССТАТ РФ в установленные действующим Законодательством сроки в соответствии с заявленным Заказчиком видом предпринимательской деятельности. Формирование копий отчетов и передача их Заказчику в течении 10 (десяти) дней, после принятия положительного протокола входного контроля.
2.2. Ведение учета заработной платы. Выдача Заказчику ведомости начисления заработной платы истекшего месяца не позднее 15 (пятнадцатого) числа следующего месяца.
2.3. Вести расчеты с подотчётными лицами по выданным суммам, оформлять авансовые отчеты, проверять полноту и достоверность подтверждающих документов, приложенных к авансовым отчетам подотчетными лицами.
2.4. Учет кассовых операций, отражение движения денежных средств в кассовой книге. Ведение, заполнение и прием документов строгой отчетности. Формирование отчета кассовых операции помесячно и выдача его клиенту не позднее 15 (пятнадцатого) числа месяца следующего за истекшим месяцем.
2.5. Учет банковских документов по движению денежных средств
Comments
-
viktoryavika, а на какой пункт договора она сослалась, когда отказалась отдать документы? И кстати, те документы, про которые явно написано, что должны передавать, вы тоже не получили?
-
Добрый день.
Исходя из этого:Цитата: Исполнитель принимает на себя обязанности по выполнению для Заказчика следующих видов услуг:2.1. Формирование и сдача отчетности в ИФНС РФ, ГУ Пенсионного Фонда РФ, ГУ ВРО ФСС РФ, РОССТАТ РФ в установленные действующим Законодательством сроки в соответствии с заявленным Заказчиком видом предпринимательской деятельности. Формирование копий отчетов и передача их Заказчику в течении 10 (десяти) дней, после принятия положительного протокола входного контроля.2.2. Ведение учета заработной платы. Выдача Заказчику ведомости начисления заработной платы истекшего месяца не позднее 15 (пятнадцатого) числа следующего месяца.2.3. Вести расчеты с подотчётными лицами по выданным суммам, оформлять авансовые отчеты, проверять полноту и достоверность подтверждающих документов, приложенных к авансовым отчетам подотчетными лицами.2.4. Учет кассовых операций, отражение движения денежных средств в кассовой книге. Ведение, заполнение и прием документов строгой отчетности. Формирование отчета кассовых операции помесячно и выдача его клиенту не позднее 15 (пятнадцатого) числа месяца следующего за истекшим месяцем.Вам должны передать:
копии отчетов;
ведомости начисления ЗП
отчет кассовых операций (что за зверь такой не знаю, наверно к договору приложена форма).
Это все.
Что до этого:Цитата: Во вторых мы боимся, что они нас сейчас продинамят, а потом когда мы например будем уходить из этой аутсерсинговой компании, то нам сдадут не оформленные и не прошитые документы в общей куче, потом не разберешься.Бухгалтер он как доктор - не доверяете, идите к другому. Если у вас сейчас есть сомнения, я полагаю, вам не нужно продолжать сотрудничество.
З.Ы. Что до прошитых документов... Ко мне тут клиент новый недавно пришел с идеально сшитыми архивами. Кроме архивирования документов, сдачи нулевой первички и 2-3 уточненок по каждому налогу, причем без доплаты налогов перед их сдачей (а сие означает штрафы), ничего сделано не было. В базах бардак - ни одной живой цифры, в балансе отрицательные цифры там, где их быть не может... Но зато документы сшиты идеально.
Вот мне бы лучше в базе и отчетах порядок, а документы кучей. Разобрать кучу - делов на один день, восстановить учет за день не получится.
Поэтому подумайте, что вы все таки в итоге хотите получить.Цитата: Как нам добиться без конфликта, что бы они нам все сдавали ка мы изначально хотели?Согласие есть продукт непротивления сторон. Договаривайтесь. -
Здравствуйте. Мы прежде чем с ними о чем то договариваться по возврату оформленных первичных дококуметов сейчас пытаемся (что бы не создать конфликт, и правильно сформировать диалог), узнать по какой истинной причине бухгалтерская аутсерсинговая компания отказалась нам передавать первичные документы сославшись на то что они (первичные документы) им нужны для того, что если вдруг им что то понадобиться в первичных документах, то они могут всегда найти то что им нужно и поэтому первичные документы должны храниться у них по рукой:
1. Действительно первичные документы нужны бухгалтерская аусерсерсинговая компании, что бы что то посмотреть в нужный момент, то что им нужно и поэтому они должны храниться у них.
2. Есть определенные правила которые говорят о том, что первичные документы должны храниться в бухгалтерской компании не меньше одного года, а то и три года.
3.Большая загрузка бухгалтера из за которой у бухгалтера нет времени заниматься передачей документов.
4.Потому, что этот пункт не прописан в договоре и они хотят дополнительную плату за эту работу.
5.Для того чтобы мы зависели от них.
6.Другая причина
Как вы думаете из вышеприведенного списка по какой причине они нам отказывают? И какие аргументы изложить, чтобы документы нам возвращали оформленные и в срок? -
1. Есть такое дело. Я предпочитаю документы держать у себя - потом не допросишься, чтобы для проверки отсканировали. Но уж если забрали - будьте любезны.
2. Нет. Все определяется договором.
3. Возможно что и так.
4. И это возможно, но вы сами можете приехать и забрать не утруждая ваших бухгалтеров. Это не влечет для них дополнительной работы. Не думаю, что это причина.
5. И такое возможно. Но это не спортивно, я бы задумалась, зачем мне бух, который хочет, чтобы я никуда не делась.
Сомневаюсь, что вам честно назовут причину.
А скорее всего дело было так - касса ваша введена в бухпрограмму и не распечатана, авансовые отчеты вбиты, но не оформлены. Потому что мы немного завалились с отчетами и нифига не успеваем. А не успеваем мы потому, что у нас персонала не хватает. А не хватает персонала, потому что мы жадные.
Что касается ведения кассы - каким образом она ведется? Явно ваши конрагенты и вы не приезжаете к вашему бухгалтеру сдать наличные в кассу и получить их оттуда, соответственно касса ведется задним числом - вы сняли деньги, бух разносит банк и по пути формирует приходник, выплатили ЗП - по пути формируется расходник, а денег в кассе может и не быть, значит надо их из подотчета, например, вернуть, накопилось много денег - выдается в подотчет. Все это формируется в разброс. Потом нужно сесть, отнумеровать доки по порядку и распечатать.
А если что-то вылезет задним числом, нужно всю эту кипу перепечатывать. Поэтому ждет ваша касса годового баланса, потом распечатается.Цитата: И какие аргументы изложить, чтобы документы нам возвращали оформленные и в срок?Излагаете свои аргументы в виде дополнительного соглашения. Выслушиваете возражения, принимаете решение. -
Спасибо Вам за развернутый ответ. Мы всё поняли, не будем сильно давить на бухгалтерскую компанию по этому вопросу, бухгалтера тоже можно понять. По ведению бух. сопровождения они нас полностью устраивают. По срокам сдачи отчетов, первичных документов заключим доп. соглашение с бухгалтерской компанией устраивающее нас и их. Договоримся.
